Paragrafen

Organisatieontwikkeling

Externe grote economische, maatschappelijke en technologisch-digitale ontwikkelingen zijn van invloed op onze gemeentelijke organisatie.
In april 2022 bood het college met de organisatie het “bidbook organisatieontwikkeling Horst aan de Maas; “van buiten naar binnen werken” aan.
In de begroting 2022 en 2023 koppelde de raad concrete middelen aan het bidbook waarmee het college samen met de organisatie en de raad aan de slag kon.
De wereld om ons heen verandert immers steeds. Dat vraagt iets van onze gemeente: van de manier waarop we intern en met partners samenwerken; van hoe we ons opstellen richting inwoners en met hen in gesprek gaan en blijven; van taken en rollen van medewerkers en leidinggevenden; van college- en raadsleden, van de manier waarop onze organisatie en afdelingen zijn ingericht. In het bidbook en tijdens de sessies over het Hooflijnenakkoord en het collegeakkoord formuleerden we samen onze opgaven (lange termijn), maakten we een aanzet tot het opgavengericht werken binnen programma’s via pilots en maakten we afspraken over directe procesoptimalisaties als het gaat om dienstverlening. We werkten door aan diverse trajecten om in het hier en nu de kwaliteit van onze dienstverlening beter te maken, de formatie op orde te krijgen en te werken aan vaardigheden die passen bij de ambities, ook wel ‘de basis op orde’. Deze in het bidbook genoemde verbeterpunten zetten we in 2022 om in concrete resultaten:

• De wachttijden in het sociaal domein zijn afgenomen (door herinrichting proces en uitbreiding formatie). En in het ruimtelijk domein hebben college en organisatie oude werkwijzen afgeschaft (principeverzoeken), nieuwe werkwijzen (intaketeam) ingericht aan het begin van het vergunning-proces en formatie uitgebreid. Verder namen we een Senior planoloog aan. De arbeidsmarkt rondom milieuvergunningen is zeer krap. Daarom investeerden we in schoolverlater(s) en leiden we deze zelf op.
• De klantcontacten rondom het aanvragen en verlenen van vergunningen verlopen soepeler, doordat de organisatie medewerkers aannam met een specifieke klanttaak (regieassistenten) en dat het intakeproces opnieuw is ingericht waarbij de klant snel te horen krijgt of zijn initiatief kansrijk is al dan niet.
• Heeft de gemeente een nieuwe, frisse huisstijl en verbeterde de kwaliteit van de raadsvoorstellen doordat een grote groep medewerkers training kreeg in helder en duaal adviseren. Dit blijven we herhalen.
• Richtten we een eigen team Toezicht en Handhaving in en ronden we de evaluatie van de samenwerking met Venray af.
• Werken twee, nieuwe collega’s met strategisch vrije rollen aan meer verbinding tussen de ambtelijke en bestuurlijke organisatie en de samenleving.
• Hebben we meer regie op onze Strategische Personeels Planning (juiste persoon op de juiste plek ook in de toekomst), doordat we met deze planning aan de slag zijn gegaan.

Het verder door ontwikkelen van de organisatie (qua wijze van werken en structuur) is een doorlopend proces. Hier geven we in 2023 vervolg aan. We houden rekening met een effectieve en efficiënte inzet van de beschikbare middelen en sturen hierop.
Financiële middelen organisatieontwikkeling
In de begroting 2022 en 2023 verstrekte de raad concrete financiële middelen t.b.v. de uitvoering van het bidbook. Hiermee ging het college samen met de organisatie en de raad aan de slag. In de onderstaande tabel staat vermeld welke middelen in 2022 zijn uitgeven.

Uit het bovenstaande overzicht blijkt dat in 2022 niet alle begrote middelen zijn uitgegeven.
Onderdeel van deze organisatieontwikkeling is de dienstverlening structureel op orde te krijgen. Het aantrekken van het personeel hiervoor verliep in 2022 enigszins langzamer dan in eerste instantie gehoopt. Hierdoor gaven we minder uit dan begroot. Ook de incidentele budgetten zijn niet volledig aangewend in 2022.
In het raadsvoorstel bij de jaarrekening stellen we voor de in 2022 niet benutte middelen á € 642.000 wel in 2023 en volgende jaren beschikbaar te houden voor de organisatieontwikkeling. Dit doen we door dit bedrag in een nieuw te vormen reserve ‘bidbook organisatieontwikkeling’ te storten.
Werkgever
Als organisatie blijven we een ‘aantrekkelijke werkgever’. De arbeidsmarkt is bijzonder krap. We zullen als werkgever alles uit de kast moeten trekken om te blijven opvallen. We laten onze visie en onze bijdrage aan de samenleving zien. In 2022 werkte we aan een campagne om de werving een eigen smoel te geven (employerbranding) In 2023 gaat deze campagne live. Ook het wervingsproces en de selectie is in 2022 (voor sommige vacatures) uitbesteed aan daarvoor geschikte bureaus. Dit evalueren we door.
In 2022 draaiden we een pilot in de organisatie met het aanbieden van een Talent Management Analyse voor collega’s. Een laagdrempelige manier om talenten in de organisatie te ontdekken en daarna in te kunnen zetten. In combinatie met het instrument Strategische Personeels Planning houden we zo samen zicht op onze personeelsbestand en spelen we  in op kansen voor de medewerkers en voor de organisatie.
‘Covid-19’ heeft aangetoond dat gedeeltelijk thuiswerken werkt. De combinatie van thuiswerken en op kantoor werken houden we vast. In 2022 zou hierop de inrichting van het gemeentehuis en de werkwijzen van de medewerkers verder worden aangepast. Op 2-11-21 nam de raad een motie aan waarmee de aanpassingen aan het gemeentehuis on hold werden gezet. In 2022 zijn slechts minimale aanpassingen verricht (schermen en meubilair verplaatst).
Samenwerking bedrijfsvoering Horst aan de Maas en Venray
De samenwerking op de onderdelen Informatievoorziening (IV), KCC/Burgerzaken, Financiën en HRM is begin 2021 daadwerkelijk gestart en er zijn concrete uitvoeringsplannen per onderdeel opgestart die in uitvoering zijn. In 2022 is verder uitvoering aan de samenwerking gegeven en in de tweede helft van 2022/begin 2023 zijn/worden de eerste behaalde en beoogde resultaten gerapporteerd en geëvalueerd. In q3 van 2022 heeft het bestuur een kijkje genomen bij de collega’s die werken in de samenwerking. Het team Informatievoorziening is in 2022 geheel samengevoegd en staat onder 1-hoofdige aansturing.
Werken aan de toekomst – service- en datagericht werken
Servicegericht werken waarbij gebruiksgemak, snelheid en kwaliteit van onze dienstverlening voorop staat is leidend bij bedrijfsvoering en in de dienstverlening.
De afgelopen jaren is al gebleken dat het werken vanuit data-analyses (Business Intelligence) zijn toegevoegde waarde heeft. Directe stuur- en beleidsinformatie waarmee werkprocessen en besluiten telkens geoptimaliseerd en onderbouwd worden.  Behalve dat ‘datagericht werken’ zijn waarde al heeft bewezen voor de werkprocessen en besluitvorming, biedt het ook inwoners en bedrijven de mogelijkheid om sneller en makkelijker informatie van de gemeente te vinden. Meer en meer ontsluiten we informatie bijvoorbeeld via geografische kaarten.
Een ontwikkeling waar we verder op inzetten is het gebruik van data om voorspellende modellen beschikbaar te stellen op de diverse beleidsterreinen, zodat binnen die beleidsterreinen pro-actief ingespeeld kan worden op aankomende ontwikkelingen.  
Verder zien we dat de toepassing van Artificial Intelligence, robotisering en ChatGPT (een prototype van een chatbot met kunstmatige intelligentie gespecialiseerd in het voeren van dialogen met een (menselijke) gebruiker) meer en meer gemeengoed aan het worden is. Ontwikkelingen die we als gemeente nauwgezet volgen en in samenwerking met onder andere de VNG ook stapsgewijs gaan toepassen binnen onze gemeente. We zijn daarom in 2022 ook gestart met het opstellen van een datastrategie om elementen als focus, uitgangspunten, leidende principes en ethische vraagstukken gestructureerd af te kunnen wegen. Als gemeente hebben we veel informatie die we kunnen, mogen en veelal ook moeten ontsluiten. De komende jaren zal grote focus liggen op de programmatische implementatie van veel nieuwe wetgeving op dit onderwerp (openbaarheid en transparantie). Processen, systemen en werkwijzen richten we opnieuw in.
Wet Open Overheid

Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) ingegaan en vervangt daarmee de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Het doel van de Woo is de betrouwbaarheid van de overheid te versterken door meer transparantie aan te brengen. Dit gebeurt onder andere door actieve openbaarmaking van de informatie.
De implementatie van de Woo pakten we in gezamenlijkheid met Horst aan de Maas / Venray op. We stelden een regieteam samen voor de implementatie en we deden onderzoek/1 ^e analyse naar de implicaties voor processen, systeeminrichting en werkwijzen a.g.v. de actieve openbaarmaking. Dit deden we ook in samenhang met andere wetswijzigingen zoals de Wet modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer (Wmebv) en de nieuwe Archiefwet. Tevens formuleerden we uitgangspunten voor de wijze waarop we transparantie in willen vullen in beide gemeenten. Deze werken we verder uit in 2023. De wijzigingen die per 1 mei 2022 noodzakelijk waren, zoals aanpassing van het juridisch kader en de digitale aanvraagprocedure voor Woo-verzoeken, realiseerden we.
De gefaseerde invoering van informatie categorieën voor actieve openbaarmaking is vertraagd en uitgesteld. Dit komt doordat de koppeling met de landelijke verwijsindex (PLOOI) nog niet is gerealiseerd. Hierdoor ontstaat er meer tijd om de processen en de informatiehuishouding in 2023 aan te passen.

Verbonden partijen
Deze zijn opgenomen in de paragraaf verbonden partijen.

Fraude / integriteitsmeldingen

In 2022 zijn er geen signalen van fraude en/of integriteitsissues geweest voor wat betreft ambtelijk personeel. Jaarlijks actualiseren we de inventarisatie van de frauderisico’s. Hierbij nemen we ook beheersmaatregelen op die fraude voorkomt. Daarnaast is er bij de interne controle per proces aandacht voor mogelijke fraude.
Er zijn enkele integriteitsmeldingen ontvangen tegen politieke ambtsdragers. Intern en extern onderzoek heeft plaatsgevonden. E.e.a. is besproken met de gemeenteraad. Aan de hand hiervan is een handelingsprotocol opgesteld waarin is vastgelegd hoe om te gaan met dit soort meldingen. Behandeling van dit protocol heeft in de gemeenteraad plaatsgevonden.
Er loopt een onderzoek naar de grondtransacties bij Californië BV. De gemeente Horst aan de Maas is géén aandeelhouder van de Californië BV. De aandeelhouders van Californië BV  zijn het Liof, de LLTB, de Stichting Bevordering Tuinbouw Greenport Venlo en het Ontwikkelbedrijf Greenport Venlo (OGV). Gemeente Horst aan de Maas is wel aandeelhouder van OGV en is via OGV op de hoogte gesteld van de mededeling van de interim bestuurder van Californië BV dat er een extern onderzoek wordt gedaan, door wie en dat het enkele maanden in beslag gaat nemen. Wij worden te zijner tijd als aandeelhouders van OGV op hoofdlijnen geïnformeerd over de uitkomsten van dit extern onderzoek.

Duurzaamheid (energiereductie, energielabels gemeentelijke panden)
Het vastgoed benodigd voor de bedrijfsvoering van de gemeente verwarmen we inmiddels gasloos. Dat betekent dat het vastgoed van de gemeente (werf en gemeentehuis) CO2 neutraal is. De stroom die we inkopen is groen en duurzaam opgewekt, of op de eigen daken of van groene oorsprong met certificaten van oorsprong.
Het gemeentehuis is bij de laatste verbouwing voor de Politie extra geïsoleerd en is het laatste deel van het gemeentehuis voorzien van ventilatie met warmte-terugwinning. In 2022 hebben we de bronnen voor warmte en koude opslag gerenoveerd.
De gemeentewerf verbouwen we op dit moment. Hierbij zetten we in op een zo laag mogelijk energieverbruik. Ook de werf is gasloos en wordt na realisatie duurzaam verwarmd met een warmtepomp die gaat samenwerken met een eikeltjeskachel.
Ook voor de gemeentelijke accommodaties (niet voor de eigen bedrijfsvoering) zijn we op duurzaamheidsvlak actief. Alle accommodaties hebben een label C of beter voor zover deze een perspectief hebben op gebruik langer dan 10 jaar. Accommodaties die binnenkort verdwijnen verduurzamen we niet meer. Met monumenten gaan we anders om omdat je deze niet altijd 100% mag/kan verduurzamen. Een mooi voorbeeld is het Gasthoes wat van een G label na renovatie een A++ label heeft gekregen.
Vastgoed zal altijd energie nodig hebben. Waar mogelijk nemen we duurzame opwek op daken mee. Er blijft echter een restant over wat elders moet worden opgewekt. Omdat we ook nog te maken hebben met een overbelast netwerk zal de komende tijd alternatieven van aardgas nodig blijven.